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Moderne Gutscheinverwaltung

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Anleitung

Auf dieser Seite finden Sie die komplette Anleitung, wie Sie Ihre Daten für die Gutscheinverwaltung VOUCHER mit Hilfe des Selbstverwaltungsprogramms im Backend eintragen und ändern können.

Startseite

Ändern der Spracheinstellung

Sollten Sie VOUCHER in einer anderen Sprache anzeigen wollen, finden Sie auf der Startseite in der rechten oberen Ecke die beiden Flaggen um zwischen der deutschen sowie der englischen Ansicht wechseln zu können. Durch Anklicken der entsprechenden Flagge wird die Spracheinstellung in der Selbstverwaltungsansicht für Sie geändert.

Statistik

Diese Funktion befindet sich gerade in der Neuprogrammierung und steht Ihnen in gegebener Zeit zur Verfügung.

Kategorien

Bitte hinterlegen Sie als Grundeinstellung die Rubriken in diese Sie Ihre Gutscheine kategorisieren möchten z.B. Restaurant, Wellness, Übernachtungsangebote, etc.

Anlegen einer neuen Kategorie

Um eine neue Kategorie zu erstellen, klicken Sie auf den Button „+ Neue Kategorie“. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in welchem Sie die Bezeichnung der neuen Kategorie in deutscher und englischer Sprache festlegen. Speichern Sie Ihre Einstellungen, indem Sie auf „Speichern“ klicken. Die neue Kategorie erscheint nun in der Übersicht.

Bearbeiten einer neuen Kategorie

Wenn Sie die Bezeichnung einer Kategorie ändern möchten, klicken Sie in der Übersicht auf das „Stift“-Symbol auf der rechten Seite der entsprechenden Kategorie. Sie werden nun wie bei einer Neuanlage aufgefordert, eine neue Bezeichnung einzugeben.

Löschen einer Kategorie

Um einer Kategorie zu löschen, klicken Sie in der Übersicht auf das „Papierkorb“-Symbol der entsprechenden Kategorie. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die endgültige Löschung bestätigen müssen.

Bitte beachten Sie, dass Gutscheine, welcher dieser Kategorie zugeteilt waren, danach keine Zuordnung mehr haben. Entsprechend werden diese in der Buchungsmaske unter Themen- Gutscheinen ganz unten, angezeigt, bis Sie diese Gutscheine einer neuen Kategorie zuordnen.

Festlegen der Reihenfolge der Kategorien

In der Übersicht sehen Sie links neben den Bezeichnungen der Kategorien kleine Pfeile. Durch das Anklicken dieser können Sie die Reihenfolge ändern. Innerhalb dieser Reinfolge werden die Gutscheine in der Buchungsmaske angezeigt, sofern die Gutscheine zugewiesen worden sind.

Über das Lupen- Symbol in dieser Übersicht haben Sie des Weiteren die Möglichkeit die einzelnen Gutscheine dieser Kategorie für die Ansicht in der Buchungsmake über die Pfeile wie oben beschrieben zu sortieren.

Designvorlagen

Sie können Ihrem Kunden die Möglichkeit geben, das Design eines Gutscheins zu bestimmen, in Sie Ihm mehrere Designvorlagen zur Auswahl zur Verfügung stellen.

Erstellen einer Designvorlage

Wählen Sie den Button „+ Neue Vorlage“ aus, nun öffnet sich ein Editor. Wie von MS Word und ähnlichen Anwendungen gewohnt, können Sie eine Vorlage ganz nach Ihrem Belieben entwerfen. Halten Sie den Editor dabei bitte durchgehend geöffnet und vergessen Sie nicht, regelmäßig zwischenzuspeichern, um einem Abstürzen im Fall von zu wenig Arbeitsspeicher vorzubeugen.

Zu beachten ist die Seriendruck-Funktion. Wenn Sie in der oberen Leiste den Reiter „Seriendruck“ auswählen, können Sie Felder einbauen, welche automatisch von VOUCHER mit den Daten der Bestellung ausgefüllt werden. Navigieren Sie Ihre Maus dazu an die gewünschte Position im Text und klicken dann in der oberen Leiste auf das zweite Feld von links („Seriendruckfeld einfügen“). Dadurch öffnet sich ein Fenster mit der Auswahl aller verfügbaren Felder. Wenn Sie nun die gewünschte Zeile (z.B. Name Käufer) anklicken, wird diese markiert und Sie können sie über einen Klick auf den Button „Einfügen“ an der markierten Stelle einfügen.

Wenn Sie die Felder im Text mit Beispielwerten sehen möchten, klicken Sie rechts neben dem Feld zum Einfügen von Seriendruckfeldern auf das Feld „Vorschau Seriendruck“. Ein erneutes Antippen stellt die ursprüngliche Ansicht wieder her. Bitte achten Sie darauf, spätestens wenn Sie mit dem Anlegen der Vorlage fertig sind, die ursprüngliche Ansicht der Felder wiederherzustellen.

Wenn Sie mit der Vorlage zufrieden sind, klicken Sie im Reiter „Datei“ auf „Speichern unter“. Bitte geben Sie hier lediglich einen anderen Dateinamen ein und lassen die übrigen Daten bestehen. Es sollte keine Vorlage mit demselben Namen existiert, ansonsten wird diese überschrieben. Sobald Sie auf „Speichern“ klicken, wird diese Vorlage auf unserem Server gespeichert. Bitte speichern Sie Ihren Fortschritt möglichst häufig.

Sollte eine Fehlermeldung erscheinen, kann es sein, dass die Vorlage noch nicht vollständig gespeichert worden ist. Bitte warten Sie in diesem Fall ein paar Sekunden und versuchen es erneut.

-Wenn Sie die Vorlagen-Übersicht nun aktualisieren, beispielsweise durch das Drücken der „F5“-Taste oder erneutes Anklicken von „Vorlagen“ in der Navigationsleiste, wird die neu erstellte Vorlage auch in dieser Übersicht angezeigt.

Bearbeiten einer Designvorlage

Wenn Sie eine bereits erstellte Vorlage bearbeiten möchten, klicken Sie die gewünschte Vorlage an und wählen „Dokument bearbeiten“ aus, um die Vorlage wie in 3.1 beschrieben bearbeiten können.

Festlegen des Vorschaubildes und Titels einer Vorlage

Haben Sie eine Vorlage neu erstellt, wird diese zuerst nur durch ein Icon angezeigt. Sobald Sie in der Übersicht eine Vorlage anklicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie ein eigenes Bild hochladen, sowie die Bezeichnung der Vorlage festlegen können. Wir empfehlen hierfür ein Bild Ihrer Vorlage. Auch hier werden nicht quadratische Bilder zugeschnitten, deswegen sollte ein Vorschaubild der Größe 500 x 700 px im Format .jpg und .jpeg verwendet werden. Speichern Sie Ihre Einstellungen, indem Sie unten rechts auf „Speichern“ klicken.

Bitte beachten Sie, als Bezeichnung Ihrer Vorlage eine aussagekräftige Bezeichnung zu wählen.

Löschen einer Designvorlage

Um eine Vorlage zu löschen, klicken Sie in der Übersicht auf das „X“-Symbol der entsprechenden Vorlage. Es wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie bestätigen, dass Sie die Vorlage endgültig löschen möchten.

Standardvorlage

VOUCHER stellt Ihnen eine Standardvorlage bereit, die von Ihren Kunden ausgewählt werden kann, auch wenn Sie selbst keine eigenen Vorlagen erstellen möchten. Sie können die Standardvorlage nicht bearbeiten oder löschen. Jedoch haben Sie unter Ihren Accounteinstellungen die Möglichkeit diese zu deaktivieren und eine eigene Vorlage als Standardvorlage einzustellen.

Auf Wunsch stellen wir Ihnen weitere Vorlagen zur freien Verfügung. Diese müssen durch das Support-Team aktiviert werden. Sollten Sie sich an diesen Vorlagen orientieren wollen, öffnen Sie bitte die Vorlage und wählen Sie daraufhin im Reiter „Datei“ „Speichern unter“ aus. Geben Sie nun einen neuen Namen ein und klicken Sie auf Speichern. Jetzt können Sie diese Vorlage wie bei 3.2 beschrieben öffnen und nach Ihren Wünschen umgestalten.

Gutscheinarten

Unter dem Menüpunkt Gutscheinarten, öffnet sich eine Übersicht der von Ihnen erstellten Gutscheine. Unter der Überschrift finden Sie drei Tabs zum Anzeigen der Gutscheine: alle Gutscheine, nur Wertgutscheine oder nur Warengutscheine.

Anlegen eines neuen Gutscheins

Klicken Sie an der Unterseite des Bildschirms auf „+ Neuer Gutschein“. Dadurch öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Informationen für den neuen Gutschein eintragen können.

Füllen Sie als Pflichtfelder die Felder „Bezeichnung des Gutscheins“, „Gutschein-Wert“, „Art des Gutscheins“, sowie das Vorschaubild aus.

Die Bezeichnung des Gutscheins beschreibt den Anzeigename, welchen der Kunde in der Buchungsmaske sieht.

Der Untertitel ist für genauere Informationen zum Gutschein zu gebrauchen („Für 2 Personen“, …) gedacht.

Die enthaltenen Leistungen sind eine genauere Beschreibung des Gutscheins, welche der Kunde später beim Auswählen sehen kann. In diesem Feld sind maximal 500 Zeichen möglich.

Bitte beachten Sie, dass Sie für jedes von Ihnen ausgefüllte Feld auch das korrespondierende englischsprachige Feld ausfüllen müssen. Wenn ein Kunde in der Buchungsmaske die Sprache ändert, werden diese Eingaben verwendet.

Der Gutschein-Wert ist der Betrag, für welchen der Gutschein gültig ist. Sollte es sich um einen Warengutschein handeln, bezeichnet der Wert den Betrag, welchen die Leistung normalerweise kostet. Die Eingabe erfolgt ohne Euro- oder Dollarzeichen.

Die Art des Gutscheins beschreibt, ob es sich um einen Wertgutschein (z.B. Gutschein über 100€) oder einen Warengutschein (z.B. Spa-Aufenthalt) handelt.

Bei der Kategorie des Gutscheins können Sie angeben, ob der Gutschein zu einem bestimmten Thema gehört (z.B. Wellness). Diese Kategorie müssen Sie bereits erstellt haben, da in der Buchungsmaske die Gutscheine jeweils unter ihrer zugehörigen Kategorie angezeigt werden. Sollte keine Kategorie ausgewählt sein, wird der Gutschein entsprechend unter Wert- oder Waren-Gutscheinen, ganz unten auf der Seite angezeigt.

Falls Sie den Gutschein nicht sofort verfügbar stellen möchten, setzen Sie die Checkbox „Gutschein nicht vor der Öffentlichkeit“ verbergen auf aus.

Soll der Gutschein beispielsweise nur fünf Mal gekauft werden können, setzen Sie die Verfügbarkeit auf „Festgelegte Anzahl“ und wählen die entsprechende Anzahl aus.

Soll ein Gutschein zwar aktiv sein, aber nicht in der Gesamtübersicht aller Gutscheine angezeigt werden, setzen sie Checkbox für „Gutschein nicht in der Übersicht anzeigen“ auf an. Dieser Gutschein ist dann nur noch über Direktverlinkung verfügbar.

Für das Vorschaubild des Gutscheins haben Sie zwei Optionen. Entweder Sie wählen eines unserer vorgefertigten Icons aus „Vorhandenes Icon“, oder Sie laden ein eigenes Bild hoch („Neues Bild“). Bitte beachten Sie, dass nicht quadratische Bilder zugeschnitten werden, um ein gutes Aussehen der Buchungsmaske zu garantieren. Deshalb ist die empfohlene Bildgröße 700x500px. Außerdem sind nur Bilder im .jpg- und .jpeg-Format zugelassen.

Speichern Sie Ihre Einstellungen, indem Sie unten rechts auf „Speichern“ klicken.

 

Bearbeiten eines Gutscheins

Möchten Sie einen bestehenden Gutschein bearbeiten, klicken Sie in der Übersicht auf das Vorschaubild. Es öffnet sich ein Fenster, welches identisch zu dem beim Anlegen eines Gutscheins funktioniert.

Der einzige Unterschied ist in der obersten Zeile. Hier wird nun auch die Gutschein-ID angezeigt. Diese benötigen Sie, wenn Sie einen Gutschein direkt und ohne vorherige Auswahl in die Buchungsmaske einbinden möchten. Genauere Informationen dazu finden Sie auf der Integrationsseite.

Löschen eines Gutscheins

Um einen Gutschein zu löschen, klicken in der Übersicht auf das „X“-Symbol. Es wird ein Fenster geöffnet, in welchem Sie die endgültige Löschung bestätigen müssen.

Bestellungen

Unter Bestellungen finden Sie eine tabellarische Aufzählung sämtlicher mit VOUCHER getätigten Bestellungen Ihrer Gutscheine. Standardmäßig sind diese chronologisch absteigend geordnet, durch Anklicken eines Reiters lässt sich dies allerdings ändern.

Zentriert unter der Überschrift finden Sie ein Feld zum Suchen, sowie einen Button zum Filtern der Bestellungen. Möchten Sie beispielsweise die Bestellung des Kunden „Mustermann“ sehen, geben Sie diesen Namen in das Suchfeld ein. Möchten Sie hingegen sämtliche nicht eingelösten Bestellungen sehen, klicken Sie „Bestellungen filtern“ an, wählen „Nicht eingelöst“ aus und klicken auf „Filtern“. Wenn Sie zuerst Filtern, können Sie dies noch mit der Suche verbinden, um eine Teilmenge der gefilterten Bestellungen mit enthaltenem Suchbegriff zu bekommen.

Historie einer Bestellung

In der Tabelle befinden sich auf der rechten Seite jeweils pro Bestellung sechs Icons.

Das erste Icon von links zeigt die Historie einer Bestellung an, dazu gehört wann der Gutschein erstellt wurde, welcher Betrag zu welchem Zeitpunkt eingelöst wurde und ob bzw. wann die Bestellung storniert wurde.

Details einer Bestellung

Das zweite Icon, die Lupe, zeigt eine noch genauere Beschreibung der Bestellung mit Informationen, welche nicht in der Tabelle stehen, an.

Ausdrucken einer Bestellung

Konnte die Bestellung eines Kunden nicht zugestellt werden, weil dieser beispielsweise eine falsche E-Mail-Adresse angegeben hat, werden Sie von uns benachrichtigt. Damit Sie den Kunden kontaktieren können. Um den Gutschein erneut auszudrucken, um diesen an den Kunden zum Beispiel per Post zustellen zu können, klicken Sie auf das dritte Icon („PDF-Icon“). Dies sorgt dafür, dass Ihr Gutschein mit der vom Kunden ausgewählten Angaben heruntergeladen wird.

Einlösen eines Gutscheins

Zusätzliche zur kostenpflichtigen Methode über unsere Zahlungsanbieter, können Sie, indem Sie auf das vierte Icon klicken, einen Gutschein teilweise oder ganz einlösen. Bitte beachten Sie, dass der ausgewählte Betrag nur dann eingelöst werden kann, wenn er kleiner oder gleich dem auf dem Gutschein noch verfügbaren Guthaben ist. Sollte er größer sein, wird der Betrag nicht abgebucht.

Stornieren einer Bestellung

Um eine Bestellung vollständig zu stornieren, klicken Sie auf das fünfte Icon („Geschenk mit weißem Kreuz“). Im Folgenden öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Stornierung bestätigen müssen. Eine Stornierung ist irreversibel und kann nicht rückgängig gemacht werden. Auch wenn die Bezahlung online passiert ist, liegt es an Ihnen, dem Käufer sein Geld zu erstatten.

Bestellung auf „Bezahlt-Status“ setzen

Durch Anklicken des Euro-Symbols wird der „Bezahlt“-Status einer Bestellung geändert. Sobald ein Kunde in der Buchungsmaske über einen Onlinebezahldienst bezahlt hat, wird der Status automatisch bei erfolgreichem Ablauf auf „Bezahlt“ gesetzt. Hat ein Kunde die Möglichkeit, nicht online, sondern auf Rechnung zu bestellen, muss der Status von Ihnen manuell gesetzt werden, bevor der Gutschein einlösbar ist. Bitte denken Sie daran, diese Einstellung zu tätigen, sobald Sie das Geld vom Kunden erhalten haben. Ansonsten kann der Gutschein durch den Kunden nicht eingelöst werden.